Tietosuojaseloste
Satakielen laulu ry
Jäsenet
Laatimispäivä: 13.7.2022
1 Rekisterinpitäjä, Y-tunnus ja yhteystiedot
Satakielen laulu ry toimii rekisterinpitoon liittyvissä asioissa jäsenten rekisterinpitäjänä
Y-tunnus: 1704571-5
Osoite: Karpuksenkatu 26, 55910 Imatra
Puhelin: 040 731 5764
Nettisivut: www.satakielenlaulu.fi
2 Yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava
Riitta Varis, yhdistyksen sihteeri
Puhelin: 050 5361870
Riikka Inkinen
Karpuksenkatu 26, 55910 Imatra
riikka.inkinen@satakielenlaulu.fi
Puhelin: 040 731 5764
3 Rekisterin nimi
Satakielen laulu ry:n jäsenrekisteri.
4 Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset
ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja
jäsenviestinnästä. Sähköisen- ja suoramarkkinoinnin perusteena on nimenomainen suostumus. Jokaisen
jäsenen tiedot kirjataan jäsenyhdistyksen jäsenrekisteriin.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
• Jäsenviestintä
• Jäsenpalvelut
• Tilastointi ja analysointi
• Sähköinen- ja suoramarkkinointi (suostumus)
• Jäsenten laskutus
Henkilötietojen käsittelyn periaatteita ohjaavat tietosuojalainsäädännöt, joiden pohjalta tietojenkäsittelyä
tehdään. Näitä lakeja ovat EU:n tietosuoja-asetus, ja kansallinen Tietosuojalaki 1050/2018.
5 Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin merkitään oleelliset tiedot kunkin jäsenen jäsenyyteen tarvittavista riittävistä henkilötiedoista.
Satakielen laulu ry käsittelee jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenten henkilötietoja:
• rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, kotipaikka
• rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
• luottamustoimet järjestössä
• suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset
• mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin talletettavat tiedot muodostuvat jäsenyyden aikana rekisteröidyltä itseltään saaduista tiedoista.
Rekisteröidyn oikeusturva huomioidaan toimimalla lakien ja asetusten mukaisesti, seuraamalla ajankohtaisia
tiedotteita mahdollisten lakimuutosten varalta ja huomioimalla toimintaan ja toimialaan liittyvien eri lakien
vaatimukset henkilötietojen käsittelyssä.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tiedon säilytysaika
Tietoja luovutetaan pyydettäessä rekisteröidylle, jolla on julkisuuslain 11§ mukaisesti oikeus häntä koskeviin
asiakirjoihin. Henkilöllä on oikeus saada informaatiota siitä, mihin hänen tietojaan käytetään EU tietosuojaasetus 679/2016, 16-17 artikla.
Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja
viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja
arkistointia koskevat vaatimukset.
Yhdistys huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä
rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
Yhdistys oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.
8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjä ilmoittaa mahdollisista tietoturvaloukkauksista suoraan tietosuojavaltuutetulle ja niille
jäsenille, joita tietovuoto koskee voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti 72h kuluessa häiriötilanteen
havaitsemisesta.
Yhdistyksen tekniset, hallinnolliset ja fyysiset prosessit on pyritty suojaamaan siten, että henkilötiedot eivät
vahingossa, laittomasti tai luvatta häviäisi. Samoin ulkopuolisten tietoihin pääsy, luovuttaminen, luvaton
käyttö, muuttaminen tai tuhoaminen, on huomioitu esimerkiksi yhdistyksen riskiarvioinneissa, jossa on
määritelty myös riittävä varautuminen ko. tietosuoja ja tietoturva riskien osalta.
MANUAALINEN AINEISTO
Jäseniin liittyvä manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa arkistokaapissa. Aineisto tuhotaan välittömästi,
kun sen käsittelyyn ei ole enää laissa tarkoitettua perustetta.
SÄHKÖINEN AINEISTO
Jäsenistöön liittyvän sähköisen aineiston käsittely tapahtuu yhdistyksen sihteerin toimesta.
Henkilötietojen käsittelyyn on oikeus niillä rekisterinpitäjän / henkilötietojen käsittelijän henkilökuntaan
kuuluvilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä suorittamiseen.
Tietoturvaloukkaustilanteiden varalla yhdistyksen sihteerin käytössä oleva tietokone on suojattu palomuurilla
ja virustorjuntaohjelmilla. Samoin henkilötietoja käsiteltäessä varmistetaan aina lainkin vaatiman
huolellisuusvelvoitteen toteutuminen.
10 Tarkastusoikeus
Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa. (EU 2016/679:n 15.
artikla).
Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriä ylläpitävään tahoon tämän
tietosuojaselosteen kohdassa kaksi olevaan osoitteeseen. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan aina
ennen tietojen antamista puhelimitse.
Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy
suoramarkkinointiin.
11.Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia asiakasrekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista. (EU
2016/679:n 16. ja 17. artikla), mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa
suostumuksensa tai muuttaa sitä.
Tiedon korjaamispyynnöt osoitetaan kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriä ylläpitävään yhdistykseen tämän
tietosuojaselosteen kohdassa kaksi mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan ennen
tietojen korjaamista tai poistamista puhelimitse.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilötietoja käsittelevä taho on Satakielen laulu ry:n hallitus ja Raution Toimintakeskuksen
toiminnanjohtaja.
Rekisteröidyllä on lainmukainen oikeus peruuttaa tai muuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa
suostumus, huomioiden kuitenkin, että mikäli kyseessä on lailla säädetty toiminta, kuten jäsenrekisterin
pitäminen, ei tiedon poistaminen välttämättä ole täysin mahdollista.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä
markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Satakielen laulu ry ei luovuta jäsentietoja kolmansille osapuolille.
Rekisteröidyn pyyntö, suostumuksen peruutus ja kielto osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle tämän
tietosuojaselosteen kohdassa kaksi oleviin yhteystietoihin. Pyynnöt ja peruutukset tulee tehdä rekisteröidyn
allekirjoituksella varustettuna kirjallisesti.
Jäsenrekisterin tietoja säilytetään toistaiseksi. Vanhaksi käynyt tieto poistetaan / päivitetään välittömästi.
Henkilötiedot poistetaan heti kun jäsenyys on päättynyt ja siihen sisältyvät tehtävät, kuten laskutus on
suoritettu.
Rekisterinpitäjä säilyttää muita rekisteröityjä henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön
mukaisesti ja vain niin kauan, kuin niiden säilyttäminen on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen
tarkoitusten toteuttamiseksi.
Tietoja voidaan säilyttää kirjanpito-, ja arkistointilainsäädännöstä johtuen kyseisen lain säännösten
mukaisesti myös jäsenyyden tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, vaatia tietojensa käsittelyn
rajoittamisesta sekä tehdä valitus tietosuoja-asioiden valvontaviranomaiselle:
www.tietosuoja.fi tai
https://tietosuoja.fi/kun-haluat-oikaista-tietojasi
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset
ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten esimerkiksi sähköpostitse.